Excel-Tabelle führt nicht zwingend zu Kassenführungsmängeln

Um eine ordnungsgemäße Kassenführung zu gewährleisten, muss der Unternehmer einige Voraussetzungen erfüllen. Das Finanzamt muss davon ausgehen können, dass sämtliche Ein- und Ausgaben erfasst wurden. Dies führt häufig zu Meinungsverschiedenheiten zwischen Finanzamt und Unternehmer. So war es auch in einem Fall, über den das Finanzgericht (FG) Münster mit Urteil vom 29.04.2021 entschieden hat.

Auslöser war die Anwendung einer Excel-Tabelle durch eine Unternehmerin für ihre Kassenführung. Sie betrieb eine Gaststätte und erfasste die Einnahmen mithilfe einer elektronischen Registrierkasse. Sämtliche Einnahmen wurden neben Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle eingetragen. Weitere Kassenberichte wurden nicht erstellt.

Das Finanzamt beanstandete diese Tabelle. Die Buchführung könne nicht ordnungsgemäß sein, wenn sich die Angaben in einem Programm, wie z. B. Excel, jederzeit ändern lassen. Dagegen wandte die Unternehmerin ein, dass die Grundlagen der Angaben, z. B. die Z-Bons oder die Belege über EC-Kartenzahlungen, nicht abänderbar seien.

Das FG kam zu dem Entschluss, dass aufgrund der elektronischen Registrierkasse als Kassenaufzeichnung eine geordnete Ablage der Belege ausreicht, wobei eine zusätzliche Excel-Tabelle nicht schadet. Da die Unternehmerin bei Sonderveranstaltungen aber eine offene Ladenkasse nutzte und – hierbei – keinen notwendigen täglichen Kassenbericht erstellte, konnte das Finanzamt – insoweit – von einer nicht ordnungsgemäßen Kassenführung ausgehen und Hinzuschätzungen vornehmen.