Verkürzung der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch erfolgt, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder Lagebericht aufgestellt, Handels- oder Geschäftsbriefe empfangen bzw. abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Im Einzelnen können nachfolgend aufgezeigte Unterlagen nach dem 31.12.2024 vernichtet werden:

• Aufbewahrungsfrist 8 Jahre (ab 01.01.2025; bis 31.12.2024, falls 10 Jahre noch nicht abgelaufen sind)*:
  Rechnungen und Buchungsbelege
  
  
• Aufbewahrungsfrist 10 Jahre (wie bisher)*:
  Bücher, Inventare, Bilanzen, Offene-Posten-Buchführung – d.h. Bücher mit Eintragungen vor dem 01.01.2015, Bilanzen und Inventare, die vor dem 01.01.2015 aufgestellt sind, sowie Belege mit Buchfunktion.
  
  
• Aufbewahrungsfrist 6 Jahre*:
  Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d.h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 01.01.2019 entstanden sind.

Für Personen und Gesellschaften, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) unterliegen, gibt es Sonderregelungen. Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen gilt hier erst ab dem 01.01.2026.

Bilanzielle Rückstellungen für die Aufbewahrung von Unterlagen sind bei kürzeren Aufbewahrungsfristen in der Regel zu reduzieren.       

*    Dies gilt nicht, soweit Bescheide noch nicht bestandskräftig sind bzw. Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren anhängig sind oder eine Außenprüfung angekündigt wurde.

Bitte unbedingt beachten: Es sollten keine Unterlagen ohne vorherige Rücksprache mit dem steuerlichen Berater vernichtet werden.